La tecnología ha venido a apoyar una gran cantidad de actividades que desarrolla el ser humano, el campo de la CALIDAD no es la excepción. La norma COGUANOR NTG ISO 19011, Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, brinda algunos lineamientos y orientaciones para llevar a cabo auditorías a sistemas de gestión para realizar auditorías virtuales y remotas; naturalmente el uso de la IT no sustituye la realización de auditorías en sitio, sin embargo, si pueden ser complementarias, particularmente cuando existen situaciones que impidan el traslado de personas, como lo sucedido con el COVID-19.
Según lo indica la norma en referencia, las auditorías virtuales se realizan cuando una organización desempeña trabajo o proporciona un servicio usando un entorno en línea que permite a las personas con independencia de la ubicación física, ejecutar procesos (por ejemplo, la intranet de la empresa, la nube, entre otros). Las auditorías remotas hacen referencia al uso de tecnología para recopilar información, entrevistar a un auditado, etc., cuando los métodos “cara a cara” no son posibles o deseables.
En todo caso, el auditor debe aplicar las mismas herramientas que le permitan asegurar que se están cumpliendo con los requisitos y procesos que está evaluando, ya sea por evaluación documental, entrevistas y observaciones; todo esto es posible utilizando la IT; sin embargo esto implica que el tanto auditor como auditado deberán seguir ciertos protocolos y contar con los equipos necesarios entre los que se puede mencionar:
- Dispositivos, software y otro equipo necesario, según se requiera;
- Verificaciones técnicas, previo a la auditoria;
- Contar con planes de contingencia, por ejemplo: por interrupción del acceso, uso de tecnologías alternativas, etc.
Asimismo, no se puede dejar de lado que el personal (los auditores) que realizan este tipo de auditorías, quiénes deberán contar con la competencia necesaria para realizarlas, entre las que destacan: habilidades técnicas para usar los equipos electrónicos apropiados y otras tecnologías durante la auditoría; y, contar con experiencia en facilitar reuniones virtualmente para realizar la auditoría de manera remota.
Dado que la auditoría es un proceso para evaluar la conformidad y que su base es reunir evidencia para verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión a evaluar, se deben considerar aspectos tales como pedir permiso por adelantado para tomar capturas de pantalla de documentos o cualquier tipo de grabación, y considerar las cuestiones de confidencialidad y seguridad; también se debe asegurar la confidencialidad y la privacidad durante las pausas en la auditoría, por ejemplo silenciando los micrófonos y pausando las cámaras, por ejemplo.
Estamos en un mundo globalizado que nos exige ser más efectivos y eficientes en el uso de los recursos con los que contamos, sin olvidar situaciones que puedan afectar la movilización, el transporte y el contacto directo entre las personas.
